5 วิธีเขียน To-Do ดีๆ ที่คุณอาจจะยังไม่รู้

การเขียนสิ่งที่ต้องทำก่อนเริ่มงาน หรือที่เรียกว่า To-Do List เป็นวิธีการที่ทำให้เราทำงานได้เยอะขึ้น และมีสมาธิจดจ่อกับงานได้มากกว่า แต่ถ้าคุณเป็นเหมือนผม จะพบว่า ขั้นตอนที่หนักหนาที่สุดในการเขียน To-Do List คือตอนเขียนงาน และเอาไปใช้จริงซะนี่

การเขียน และเอา To-Do List ไปใช้งาน

To-Do List เหมือนจะง่ายในการเอาไปใช้ แต่สังเกตไหม

• หลายครั้งเราเขียนเยอะไป ทำให้การลำดับงานไม่ถูก
• หลายครั้งเราเขียน To-Do List แต่ก็เหมือนงานจะไม่เดินตามที่หวังไว้
• ตอนเอามาทำ เราต้องมานั่งนึกว่าจริงๆ แล้วเราต้องทำอะไรกันแน่

มาลองปรับวิธีเขียน To-Do List ให้งานเดินกันดีกว่า

1. ใช้ Post-It

หลายๆ คนคิดว่า To-Do List เขียนบนอะไรก็ได้ กระดาษ A4 ที่ปริ้นท์เสียนั่นก็ดี หรือมีสมุดโน๊ตก็สละสักหน้าหนึงเอามาเขียน ซึ่งเป็นหลุมพรางที่จะทำให้เราถล่ม List ของงานลงไปโดยไม่รู้ตัว เพราะเนื้อที่ว่างมันเยอะ พวกเราก็ไม่ชอบจะให้มันว่างอยู่อย่างนั้นซะด้วย

ทางเลือกที่ผมและหลายๆ คนใช้ได้ผล คือกระดาษสี Post It แทนกระดาษชนิดอื่น เพราะมันเล็ก, เคลื่อนย้ายง่าย, และติดบนสมุด, คอมพิวเตอร์ หรือ iPad ก็ได้

2. เขียนให้น้อย

แม้ว่า Post-It จะจำกัดพื้นที่ลงมาให้เราเขียนได้น้อยแล้ว ก็ไม่สามารถ คุณอาจจะชอบเขียนหนังสือตัวเล็กๆ ก็ได้  ทำให้ Post It กลายเป็นกระดาษโพยข้อสอบชั้นดี ที่มี To-Do List ย่อส่วนอัดอยู่เต็ม

วิธีที่ดีกว่า คือให้คุณกำหนดจำนวน To-Do ใน Post It ซะ เช่น สัญญากับตัวเองว่าจะเขียนแค่ 3 ข้อ ที่ต้องการให้มันเสร็จ และที่จริงคุณอาจจะมีงานเยอะกว่า 3 ข้อ ให้เขียนแยกไว้อีกแผ่นหนึง แต่บน Post It ต้องเป็น 3 ข้อที่สำคัญที่สุดจริงๆ นะ

3. เขียนสิ่งที่ต้องทำให้ชัดเจน

ตรงนี้พลาดไม่ได้ เพราะถ้าเราไม่ทำข้อนี้ งานทั้งวันอาจจะไม่คืบหน้าเลยก็ได้ เราต้องเขียนสิ่งที่ “ต้องทำ” ลงไปใน To-Do List อย่าเขียนอย่างอื่นที่กำกวมเด็ดขาด ยกตัวอย่างเช่น

ไปกินข้าวกลางวัน

ถ้าจู่ๆ เรามาเจอ To-Do แบบนี้ จะเกิดคำถามคือ จะกินอะไรล่ะ? กินที่ไหนราคาเท่าไหร่? ให้เขียนชัดเจนลงไปเลย

11 โมงครึ่ง ไปกินก๋วยเตี๋ยวร้านป้าแช่มข้างตึก

อีกตัวอย่างหนึง

เขียน blog

ให้ชัดเจนไปเลยว่า

เขียน blog หัวข้อ “14 กุมภา พาแฟนไปร้านไหนดี”

คุณจะพบว่าถ้าเราเขียน To-Do เป็นงานที่เราต้องทำให้ชัดเจน เวลากลับมาดู To-Do ระหว่างวัน จะเหมือนเป็นการเปิดสวิตช์เครื่องยนต์ให้ทำงานอัตโนมัติเลย

4. ให้คะแนน

ในแต่ละวันเราจะเผชิญการตัดสินใจในหลายๆ เหตุการณ์อยู่เสมอ และการทำงานจะต้องจ่ายเป็นเวลาที่เรามี การทำงานที่สำคัญมากๆ เสร็จมีผลต่อกำลังใจของคุณ ตอนที่เราเขียน To-Do List เสร็จแล้ว (3 อันนั้นแหละ) ให้ลำดับความสำคัญของทั้ง 3 อันซะ ก่อนที่จะเริ่มทำงาน

โดยผมมีวิธีให้คะแนนดังนี้

1. ด่วน ทำก่อน
2. ถ้าด่วนเจอด่วน อันไหนจำเป็นมากกว่า ถ้าจำเป็นมากกว่าทำก่อน

5.  ทำทีละงาน

ข้อสุดท้ายเหมือนง่าย แต่ทำยาก ธรรมชาติของเราเวลาเห็นงานหลายๆ อันจะเกิดความลังเล (เพราะเราอยากทำให้มันเสร็จทั้งหมด)​ ซึ่งการเอา Post It ที่มีงานสำคัญที่สุด 3 อัน ไปแปะไว้ในที่ที่เรากำลังทำงาน อาจทำให้สมาธิเราแตกซ่านได้เมื่อเหลือบไปมอง

ดังนั้นตอนเริ่มทำงาน ให้เขียนงานที่จะทำแยกออกมาเป็น Post It อีกแผ่น เพื่อแปะไว้ในที่ทำงานของเรา ส่วนเจ้าใบที่มี 3 อันนั้นให้แยกไปแปะไว้อีกที่ (ผมชอบแปะไว้ในที่พักผ่อนระหว่างทำงาน เพื่อเตือนสติ ว่ายังมีงานอื่นเหลืออยู่)

วิธีนี้จะทำให้เราพุ่งพลังทั้งหมดไปที่งานๆ เดียวจนสำเร็จ

สรุป

การเขียน To-Do List เป็นเหมือนการวางแผนก่อนเริ่มวันใหม่ของเรา ซึ่งถ้าแผนวางไว้ไม่ดีพอ ก็คงเหมือนการขับรถไปเที่ยววันหยุด โดยที่ไม่รู้ว่าจะไปที่ไหน จะถึงกี่โมง เราคงไม่อยากให้การทำงานเรื่อยเปื่อยขนาดนั้น หวังว่าจะเอาไปทดลองใช้งานกัน

แชร์ให้เพื่อนได้นะครับ